ईमेल शिष्टाचार दिशानिर्देश - कैसे

ईमेल शिष्टाचार दिशानिर्देश

नीचे ईमेल शिष्टाचार नियमों पर कुछ सुझाव दिए गए हैं, जिन्हें मैं अपनी टीम के सदस्यों, विशेष रूप से नए किराए पर भेज देता हूं। कुछ सोच सकते हैं कि ये सामान्य ज्ञान हैं लेकिन मैंने इन मूल नियमों के "उन्हें याद दिलाने" के लिए आवश्यक पाया है।

कुल 1 चरण

चरण 1: मूल ईमेल नियम

1. पेशेवर सलाम का उपयोग करें। रखी-बैक, अनौपचारिक अभिव्यक्तियों का उपयोग न करें, जैसे "अरे आप लोग," "यो," या "हाय लोग। किसी के नाम को छोटा करने से बचने के लिए यह अच्छा अभ्यास है।" हाय माइकल, "जब तक कि आप निश्चित नहीं हैं कि वह पसंद नहीं करता है। "माइक" कहा जाता है। इसके बजाय हाय या हैलो का उपयोग करें।

2. एक स्पष्ट, प्रत्यक्ष विषय लाइन शामिल करें और समाचार को आगे बढ़ाएं। विषय पंक्ति में और यदि संभव हो तो पहले वाक्य के भीतर। उदाहरण: "मीटिंग की तारीख बदल गई," "आपकी प्रस्तुति के बारे में त्वरित प्रश्न," या "प्रस्ताव के लिए सुझाव।" बहुत कम लोगों के पास कहानियां पढ़ने का समय है।

3. एक उपयुक्त फ़ॉन्ट और बिंदु आकार का उपयोग करें, वर्तनी, विराम चिह्न और व्याकरण त्रुटियों के लिए जाँच करें। पूंजी अक्षरों का प्रयोग संयमित रूप से करें, यदि बिलकुल भी, क्योंकि ईमेल में ’टोन’ का पता नहीं लगाया जा सकता है। यदि आप विस्मयादिबोधक बिंदु का उपयोग करना चुनते हैं, तो उत्साह व्यक्त करने के लिए केवल एक का उपयोग करें

4. सकारात्मक स्वर में लिखें। सर्वोत्तम परिणामों के लिए और गलतफहमी से बचने के लिए, भेजने से पहले अपने संदेश को ज़ोर से पढ़ें। यदि यह आपको कठोर लगता है, तो यह पाठक को कठोर लगेगा, नकारात्मक शब्दों का उपयोग करने से बचें और हमेशा "कृपया" और "आप पर" कहें।

5. जब तक आप वास्तव में सभी को ईमेल प्राप्त करने की आवश्यकता सूची में सोचते हैं, तब तक "सभी को उत्तर दें" मारने से बचें। कोई भी 20 लोगों के ईमेल नहीं पढ़ना चाहता है, जिनका उनसे कोई लेना-देना नहीं है।

6. अटैचमेंट भेजते समय क्या संलग्न है और यह सुनिश्चित करें कि यह भेजा गया है। यदि आपको लगता है कि आप इसे भेजना भूल गए हैं, तो माफी के साथ भेजें

7. ईमेल के साथ भारी अटैचमेंट न भेजें। साझा नेटवर्क संसाधन पर अपलोड करना और लोगों को लिंक भेजना बेहतर है। इस तरह से संदेश व्यापार प्रणालियों को अटक या रोक नहीं पाते हैं

8. सुनिश्चित करें कि आपने button सेंड ’बटन को हिट करने से पहले सही प्राप्तकर्ता (ओं) का चयन किया है। जादू-चेकर्स पर भरोसा मत करो। अपना ईमेल भेजने और पढ़ने के लिए कुछ समय पहले, अधिमानतः जोर से, इससे पहले कि आप इसे भेजें।

9. अपने ईमेल का जवाब दें - भले ही ईमेल आपके लिए न हो। इसमें वह भी शामिल है जब ईमेल गलती से आपको भेजा गया था, खासकर अगर प्रेषक उत्तर की उम्मीद कर रहा हो। यहाँ एक उदाहरण उत्तर दिया गया है: "मुझे पता है कि आप बहुत व्यस्त हैं, लेकिन मुझे नहीं लगता कि आप इस ईमेल को मेरे पास भेजना चाहते हैं। और मैं आपको यह बताना चाहता हूं ताकि आप इसे सही व्यक्ति को भेज सकें।"

10. कुछ भी गोपनीय नहीं है - इसलिए उसके अनुसार लिखें। हमेशा याद रखें; हर इलेक्ट्रॉनिक संदेश एक निशान छोड़ देता है

11. एक हस्ताक्षर ब्लॉक शामिल करें। अपना पूरा नाम, शीर्षक, कंपनी का नाम और अपनी संपर्क जानकारी सहित एक फ़ोन नंबर बताएं

एक कंपनी को निम्नलिखित तीन कारणों से शिष्टाचार नियम लागू करने की आवश्यकता है:

व्यावसायिकता: उचित ईमेल भाषा का उपयोग करके आपकी कंपनी एक पेशेवर छवि को व्यक्त करेगी।

कार्यकुशलता: जिन ईमेलों को बिंदु मिलता है, वे खराब लिखे गए ईमेलों की तुलना में बहुत अधिक प्रभावी होते हैं।

दायित्व से सुरक्षा: ईमेल जोखिमों के बारे में कर्मचारी जागरूकता आपकी कंपनी को महंगे मुकदमों से बचाएगा।

https://www.quora.com/Why-is-email-etiquette-important